Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Seit dem 1. Januar 2017 gelten von der Finanzverwaltung auferlegte Neuerungen für die Benutzung von Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern. Hierbei müssen zwingend die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBDs) beachtet werden. Mit dem Merkblatt vom 22. Februar 2018 gibt die OFD Karlsruhe einen Überblick, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung zu erkennen und zu vermeiden.  

Digitale Unterlagen müssen bezüglich der Buchhaltung veränderungssicher erzeugt werden können. Veraltete Registrierkassen, welche dem Anspruch an die Veränderungssicherheit nicht mehr gerecht werden können, mussten bis zum Stichtag 31. Dezember 2016 durch neue Registrierkassen ersetzt werden. Das oben genannte Merkblatt nimmt zu folgenden Punkten Stellung:

Grundsätze der Einzelaufzeichnungspflicht (§146 Abs. 1 Satz 1 AO): Jeder einzelne Geschäftsvorfall (Betriebseinnahme oder-ausgabe muss von der Kasse aufgezeichnet werden. Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO): Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt aus Zumutbarkeitsgründen die Einzelaufzeichnungspflicht nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Einsatz von offenen Ladenkassen: Eine Registrierkassenpflicht besteht nicht. Es ist auch zulässig, eine offene Ladenkasse zu führen. Bei der offenen Ladenkasse sind jedoch die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls grundsätzlich erforderlich. Ist die Einzelaufzeichnung nicht zumutbar, müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden. Einsatz elektronischer Registrierkassen: Ab dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch solche elektronische Registrierkassen verwendet werden, die eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier-, und Stammdatenänderungsdaten z.B. Artikelpreisänderungen ermöglichen. Verfahrensdokumentation: Die Verfahrensdokumentationen zu den eingesetzten Aufzeichnungssystemen sowie Betriebsabläufen, die Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten, deren Änderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen sind vorzuhalten. Datenzugriffsrecht: Der Finanzverwaltung steht im Rahmen einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff der Kassen zu. Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen: Am 29. Dezember 2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen veröffentlicht (BStBl. 2017 I, S. 21). Danach ergeben sich weitere Anforderungen an die Kassenaufzeichnungen eines Unternehmens (§§146a, 146b AO).